La convocation des associés par voie électronique, la SARL entre enfin dans l’ère du numérique

Publié le 6 Juillet 2016
Antérieurement au décret n°2015-545 du 18 mai 2015 (en vigueur depuis le 1er juin 2015), l'article R 223-20 du Code de commerce imposait de convoquer les associés de SARL par lettre recommandée quinze jours au moins avant la réunion de l'assemblée. Les associés ne pouvaient déroger statutairement à cette modalité de transmission de la convocation.

Depuis le 1er juin 2015, les SARL peuvent recourir, sous certaines conditions, à la voie électronique, en lieu et place d'un envoi postal, pour procéder à la transmission de la convocation et des documents d'information devant être adressés aux associés préalablement à la tenue des assemblées (rapport de la gérance, texte des résolutions, etc). Ce mode de transmission existait déjà pour les SA depuis 2002. Maitre Alban Pelletier, avocat au sein du cabinet Cornet Vincent Segurel (bureau de Nantes), nous livre son analyse à travers le point de droit suivant.

1 - Les conditions du recours à la voie électronique, en lieu et place de l'envoi postal

L'article R 223-20 du Code de commerce prévoit désormais que « la société qui entend recourir à la communication électronique en lieu et place d'un envoi postal (…) en soumet la proposition aux associés soit par voie postale, soit par voie électronique. ». De la même manière, chaque associé peut donner son accord écrit par lettre recommandée ou par voie électronique, au plus tard vingt jours avant la date de la prochaine assemblée.

En cas d'accord, la convocation et les documents d'informations préalables aux assemblées sont transmis à l'adresse électronique indiquée par l'associé. En l'absence d'accord exprès, la société devra continuer de recourir à un envoi postal.

L'associé qui a consenti à l'utilisation de la voie électronique peut se rétracter à tout moment. Il doit alors demander, par cette voie ou par lettre recommandée, le retour à un envoi postal vingt jours au moins avant la date de l'assemblée suivante.

2 - L'application du décret aux statuts rédigés antérieurement au 1er juin 2015

La plupart des statuts de SARL rappellent les dispositions de l'article R223-20 en vigueur antérieurement au décret, à savoir que : « La convocation est faite par lettre recommandée adressée aux associés quinze jours au moins avant la date de réunion. ».

Dans la mesure où le décret ne précise si les nouvelles dispositions de l'article R223-20 sont ou non d'ordre public, la question qui se pose est de savoir s'il est possible de recourir à la transmission électronique lorsque les statuts de la SARL (rédigés antérieurement au décret) stipulent que les associés sont convoqués par lettre recommandée.

Cette question appelle une réponse plutôt positive dans la mesure où l'article L 223-27 du Code de commerce dispose que les modalités de convocation de SARL ne sont pas déterminées par les statuts, mais par les dispositions réglementaires (à savoir par l'article R 223-20 précité), et que le Code de commerce ne prévoit pas la possibilité pour les associés d'aménager et de restreindre les règles de convocation.

Afin d'éviter toute difficulté, notamment en cas de nouveau changement législatif, il est recommandé au rédacteur des statuts de SARL de renvoyer aux dispositions légales et réglementaires concernant les modalités de transmission des convocations et des documents d'information préalables aux assemblées.

Enfin, il convient de noter qu'il a été proposé récemment par Conseil de la simplification pour les entreprises[1] de supprimer l'accord préalable des associés de SARL et de SA pour recourir à la convocation par voie électronique et de prévoir la possibilité de convoquer les associés de SARL par simple lettre remise en main propre.


[1] Cons. Simplif. entreprises placé auprès du premier ministre, 3 févr. 2016 ; www.gouvernement.fr , dossier de presse 3 févr. 2016 - Nouvelles mesures de simplification proposées par le Conseil de la simplification pour les entreprises.
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