Législation et Dématérialisation : Ce qu’il faut retenir pour 2016-2017

Publié le 6 Décembre 2016
Entre droit et devoir : il devient difficile pour les entreprises de s’y retrouver dans cette grande politique de dématérialisation lancée par l’État et l’Europe. Pierre Patuel, Co-fondateur de DPii Télécom & Services revient sur les grandes lois relatives à ce sujet.

Ces dernières années ont connu de grands bouleversements avec une course effrénée vers le tout numérique au sein de l’entreprise, après que celles-ci aient longtemps trainé des pieds. Signature électronique qualifiée, obligation de dématérialiser les factures fournisseurs pour l’État, Tiers de confiance… Mais qu’en est-il concrètement ? Entre droit et devoir français et/ou européen il devient difficile pour les entreprises de s’y retrouver. Cette fin d’année est donc le bon moment pour un petit récapitulatif sur les droits et devoirs de chacun.

Législation sur la numérisation des entreprises, petit point en direct : suivez le guide…

Ce que dit l’Europe…


La nouvelle loi européenne sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur dite – loi eIDAS est entrée en application depuis le 1er juillet 2016, avec pour conséquence l'impossibilité de refuser l'envoi d'un document au format dématérialisé. De même, il pose un nouveau cadre juridique autour de l’identification, des signatures, des sceaux et des documents électroniques au sein de l’Union européenne.

Avec l’entrée en vigueur de cette loi, chaque entreprise se doit d’avoir en tête ses points les plus importants :

- il est désormais inutile de demander l’autorisation au destinataire, la seule raison de son rejet serait son incapacité à lire un PDF !

- la signature électronique dite « qualifiée » n’est plus soumise à certification, on parle de cachet électronique qualifié ou non.


Ainsi, selon l’extrait du règlement :

« 23. Un Service de confiance électronique ne peut être rejeté que si : à Le destinataire est incapable de le lire ou de le vérifier pour des raisons techniques.

56. Les applications de création de signatures électroniques ne devraient pas être soumises à l’obligation de certification.

59. Les cachets électroniques garantissent : l’origine, l’intégrité du document et de vérifier qu’ils n'ont pas été modifiés. »


… Et maintenant ce que dit la France !

Ces dernières années ont connu de grands bouleversements avec la numérisation au sein de l’entreprise en France. Autant de nouvelles technologies et directives avec lesquelles l'entreprise va devoir se familiariser sous peine de louper le tournant du numérique.

Ainsi, en France par exemple, même si la numérisation de l'entreprise est lancée depuis quelques années déjà, ce n'est qu'avec la mise en place de plusieurs mesures du gouvernement qu'elle n'a émergée.

Depuis 2015, le gouvernement facilite en effet la dématérialisation des documents avec la possibilité depuis 2015 de dématérialiser l’ensemble des documents concernant l’immobilier. Ainsi, tous les documents peuvent être dématérialisés en obtenant l’accord du destinataire (LRE).
Mais attention sous certaines conditions, ainsi la dématérialisation doit se faire notamment :

- par un tiers de confiance (DPii EDC) ;

- une identification des personnes (signature électronique) ;

- le retour d’un accusé de réception (DPii EDC récupère l’adresse IP à la réception du fichier).


À cette première législation en matière de dématérialisation, se sont ajoutés deux textes de Loi: El Khomri et Macron.

Loi El Khomri : Avant, la loi du 12 mai 2009 donnait l’autorisation aux entreprises de dématérialiser leurs bulletins de paie, à condition que les salariés soient d’accord au préalable. Depuis la modification du texte de loi qui entre en vigueur le 1er janvier 2017 rend donc caduque la nécessité d’avoir l’assentiment des salariés pour dématérialiser les bulletins de paie. L’employeur remet aux salariés en électronique son bulletin de paie et le met à disposition gratuitement pendant cinq ans dans un coffre électronique personnel.

En parallèle, la loi Macron, prévue pour être appliquée dès le 1er janvier 2017 impose quant à elle qu’une facture en format électronique soit envoyée à l’Etat, en fonction de la taille de l’entreprise (pour ses partenaires d’affaires). Avec des précisions importantes, la facture électronique n’est pas un e-mail envoyé en format PDF mais une facture PDF avec garantie d’identité et d’intégrité ; envoyée, et reçue par le biais d’une application numérique avec une transmission cryptée et une preuve de réception.

Enfin, il ne faut pas oublier l’arrêté du 7 janvier 2016 relatif à la simplification de la vie des entreprises, notamment sur la règle de numérisation (scanne) et de conservation des documents constitutifs des contrôles mis en place par une entreprise (piste d’audit).
Ainsi :

- Les documents encadrant la piste d’audit peuvent être numérisés et conservés sous format PDF assorti d'une signature électronique conforme, au moins RGS*.

- « Le document numérisé n'est retenu comme pièce constitutive des contrôles mentionnés au 1° du VII de l'article 289 du code général des impôts que s'il fait apparaître tout ajout, remarque ou information qui aurait été annoté sur le document papier. »
- « L'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation. »         
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