Fiabilité des copies numériques : mode d’emploi

Publié le 2 Juin 2017
La norme NF Z42-026 tout juste publiée par l'AFNOR est le mode d’emploi le plus abouti pour que les documents numérisés aient la même valeur légale que les documents papiers originaux. Cette norme volontaire délivre des spécifications pour réaliser une numérisation fiable de documents papier et contrôler ces prestations. C’est le résultat d’un important travail collectif, rendu possible grâce à l’implication d’une vingtaine d’organisations (prestataires de numérisation, utilisateurs, administrations, consultants, organismes de contrôles…). Couplé à un système d’archivage électronique, ce dispositif permet à une organisation de respecter ce qu’imposent les textes légaux et règlementaires* pour disposer de copies numériques ayant la même valeur que les documents originaux, et donc permettre dans certains cas la destruction de ces derniers. Documents comptables, financiers, administratifs, commerciaux, chèques, plans, cartes, photographies… La liste des documents potentiels est importante.

Entreprises et administrations peuvent désormais s’appuyer sur ce document pour bâtir leurs cahiers des charges et sélectionner leur opérateur de numérisation. La norme NF Z42-026 peut aussi être utilisée par les services internes d’une organisation, s’ils souhaitent numériser des documents en utilisant scanners ou copieurs. Un processus complet de transformation numérique du document papier est ainsi proposé, tout comme des exigences et des recommandations pour l’amélioration des images numérisées, la constitution et l’indexation des livrables numériques avec la fourniture des copies fidèles, des éléments de traçabilité et d’intégrité associés, leur contrôle et leur validation.

Commander la norme NF Z42-026



* Rappel des exigences de la loi
Le nouvel article 1379 du Code Civil entré en vigueur le 1er octobre 2016 indique que la copie fiable a la même force probante que l'original et précise : « Est présumée fiable jusqu'à preuve du contraire toute copie résultant d'une reproduction à l'identique de la forme et du contenu de l'acte, et dont l'intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d'État. »
Le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 (cité dans l’article 1379 du code civil) comprend une liste de solutions envisageables pour garantir l’intégrité de la copie fidèle (empreinte, horodatage, cachet électronique, …). Les dispositions relatives à la copie fidèle des factures papiers, décrites dans les textes fiscaux de fin 2016 et l’ordonnance n° 2017-29 du 12 janvier 2017, sont identiques. 
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