Six raisons de moderniser son ancien système ECM

Publié le 26 Octobre 2017
Que l'on ait investi précédemment dans des solutions ECM de grande envergure ou accumulé de multiples référentiels de contenus pour chaque département de l'entreprise, l'heure est venue de repenser l'infrastructure existante. Il est temps d'évaluer si les systèmes sont encore suffisamment flexibles pour permettre à l'entreprise d'atteindre ses objectifs stratégiques et de réaliser sa vision. Voici six questions que William Bailhache, Vice-Président EMEA Sud d'Alfresco, vous propose de vous poser pour déterminer si le système ECM existant est toujours adapté aux besoins de l'entreprise et comprendre comment une plateforme de gestion de contenu moderne peut favoriser un retour sur investissement plus rapide.


1. Le système ECM répond-il aux besoins de l'entreprise ?

Malheureusement, il n'existe pas de test décisif ou d'indication précise pour déterminer si un système ECM a besoin d'être remplacé. Mieux vaut se fier aux marqueurs de performance : le système peine-t-il à suivre l'évolution des besoins ? Peut-il s'adapter à la hausse des exigences ? Les utilisateurs ont-ils recours à des voies détournées plutôt que d'utiliser le système existant ? La majeure partie des contenus réside-t-elle en dehors de la solution ECM ? Y a-t-il des problèmes de productivité du fait de l'impossibilité d'intégrer l'infrastructure ECM propriétaire aux applications métier ?...

Un rapport récent d'AIIM sur l'état du secteur en 2016 (AIIM Industry Watch, « State of the Industry - 2016 »), montre que 22 % des entreprises qui ont installé initialement un système ECM sont aujourd'hui paralysées ; 21 % constatent que leurs collaborateurs rechignent à utiliser la solution en place ; et 13 % peinent à suivre le rythme des mises à jour.


2. Le fournisseur évolue-t-il dans le bon sens ?

Mieux, existe-t-il encore ? Ces 10 dernières années, les grands noms qui dominaient autrefois le marché tels Hummingbird, Vignette, Documentum et des dizaines d'autres ont disparu avec la consolidation du marché qui les a réduits à des activités de maintenance et de support.

À défaut d'investissements constants pour s'adapter aux évolutions de l'activité, de l'architecture et de la technologie, la plateforme ECM existante nécessitera des ajustements longs, des intégrations complexes et des compétences rares et coûteuses rien que pour continuer à fonctionner au ralenti. Mais une infrastructure vétuste réduira la capacité à profiter de modèles de déploiement modernes et évolutifs.


3. Y a-t-il des mises à jour fréquentes et une assistance en temps voulu ?

À quand remonte la dernière version majeure fournie par le prestataire ? Le processus au terme duquel un système ne répond plus aux besoins commence lentement. Le premier signe peut être, par exemple, une incapacité à traiter un nouveau format de fichier. Mais le mal empire rapidement lorsque les mises à jour de sécurité et produit se font plus rares, qu'elles intègrent peu, voire aucune, nouveauté ou que le prestataire cesse de proposer une assistance. Et quand une nouvelle mise à jour majeure intervient, la rétrocompatibilité n'est plus assurée, si bien qu'on est contraint de l'ignorer ou d'investir encore davantage de ressources et de fonds dans le transfert des applications et intégrations existantes vers un nouveau système. Résultat, au mieux les collaborateurs continuent à utiliser des solutions alternatives, ce qui génère des coûts et une perte de temps. Au pire, le système engage votre responsabilité en cas de vulnérabilité ou de faille de sécurité critique avérée.

Dans tous les cas, le problème est de taille car on est hautement dépendant de son système ECM. Le rapport d'AIIM cité précédemment montre par exemple que 78 % des entreprises interrogées rencontreraient d'importantes difficultés si leur système ECM était inaccessible pendant une journée. 30 % estiment qu'une heure d'interruption (voire moins) entraînerait d'importantes perturbations.


4. La solution ECM existante est-elle suffisamment « moderne » ?

Un grand nombre d'entreprises délaissent les mises en œuvre ECM monolithiques traditionnelles, ou l'archivage de contenus dispersés en silos, au profit d'une approche moderne du lien entre contenu et processus métier. Elle englobe les caractéristiques suivantes : solution adaptée au cloud, solution SaaS ou hybride, architecture moderne et ouverte, architecture de microservices et déploiement de conteneurs, évolutivité, flexibilité et capacité à s'adapter constamment dans un environnement de développement souple pour permettre une innovation et une transformation constantes.

Si la plateforme ECM actuelle ne répond pas à ces critères, il est peut-être temps d'envisager un système capable d'offrir toutes ces caractéristiques. Si les logiciels propriétaires sont traditionnellement coûteux et complexes à modifier, les plateformes modernes open source qui prennent en charge les API et standards ouverts sont, par définition, flexibles, rapides et économiques, et peuvent être déployées moyennant un investissement initial limité. De plus, elles sont souvent modulaires et personnalisables, et peuvent donc être adaptées en fonction des besoins.


5. Le système est-il simple à personnaliser et à intégrer ?

Les principales caractéristiques d'une solution ECM moderne sont l'ouverture et la simplicité d'intégration. Si l'accès direct au contenu via une interface moderne, sur les appareils mobiles, est aujourd'hui un critère essentiel pour les utilisateurs, l'intérêt principal des plateformes de gestion de contenu modernes est leur capacité à s'intégrer directement aux applications métier. Elles permettent de rechercher et d'accéder aux informations dans un contexte pertinent pour la tâche effectuée.

Les catégories logicielles autrefois distinctes (gestion de contenu, BPM, archivage électronique, gestion multimédia, capture) sont aujourd'hui réunies dans les nouvelles plateformes digitales. Ces plateformes centralisent les services et permettent d'intégrer directement la gestion de contenus, de processus et la gouvernance de l'information à l'environnement métier, via une architecture de microservices modulaire et des déploiements flexibles.


6. Le coût total d'acquisition (TCO) de la solution est-il compétitif ?

La liste des coûts associés aux systèmes ECM hérités est longue : frais de licence récurrents, perte de temps dans les tâches administratives, services de prestataires tiers, frais de maintenance du matériel, coûts des installations et de formation du personnel. À cela s'ajoutent les risques liés au respect des exigences réglementaires et de conformité, et les pertes associées aux potentielles failles de sécurité. Du fait des coûts cachés, le système ECM existant peut devenir un fardeau coûteux qui aura tôt fait de dévorer les budgets informatiques toujours plus restreints, sans générer de valeur proportionnelle. Un système hérité qui ne peut être considéré comme une réelle ressource, ne fait qu'enfler le coût total d'acquisition.

On sait à quel point il est important de contrôler les coûts, et la modernisation d'un système ECM vétuste offre non seulement l'occasion de réduire le TCO mais aussi d'accélérer le retour sur investissement. Il faut se donner les moyens d'encourager rapidement l'innovation, grâce à son système de gestion de contenu, et d'apporter des améliorations et plus d'efficacité dans d'autres domaines d'activité de l'entreprise.

Si le coût potentiel d'une migration constitue souvent un frein, il existe des offres de produits et de services qui permettent d'accélérer le processus et de réduire les coûts. De plus, une migration totale n'est pas forcément la seule approche possible. Repenser ses besoins en termes de gestion de contenu est l'occasion d'entreprendre le « grand nettoyage de printemps » tant repoussé et de supprimer les contenus inutiles, redondants et inadaptés, de regrouper les sources éparpillées ou de transférer ses contenus vers des plateformes de stockage plus adaptées et rentables. Le bénéfice global en termes de TCO du passage à une plateforme moderne et flexible dépassera toujours de loin les coûts du projet de transition.


La prochaine étape…

Malgré la disponibilité de nouvelles solutions ECM de pointe, un certain nombre d'entreprises continuent à dépendre de systèmes dépassés pour gérer leurs données. Fréquemment, ces systèmes hérités sont basés sur une architecture qui n'est pas adaptée à l'entreprise moderne. Le déploiement d'une plateforme de gestion de contenu moderne peut conférer à l'entreprise un réel avantage compétitif.

Certes, il y a des obstacles : budgets informatiques de plus en plus réduits, résistance au changement et manque de sensibilisation et de compréhension de l'urgence à effectuer la transition. Mais en maintenant le statu quo, on ne fait que retarder l'apparition de problèmes qui, au final, engendreront des coûts de restructuration plus élevés. De petites failles dans les fondations mettent en péril l'ensemble de l'entreprise.

Un système ECM conçu pour le 21e siècle permet d'accéder aux informations où et quand on en a besoin. Il réduit les coûts, accroît la productivité et accélère les délais de développement et de commercialisation de nouveaux produits et services. Il est essentiel de sélectionner un fournisseur de solution ECM qui propose une plateforme de gestion de contenu moderne et ouverte, suffisamment flexible pour répondre aux besoins actuels et avec une infrastructure capable de prendre en charge ceux de demain.



À propos
Alfresco
est un éditeur spécialisé dans les logiciels open source qui aident les entreprises à atteindre la fluidité numérique. Ses solutions facilitent la tâche des utilisateurs en mettant à leur disposition toutes les informations requises en temps voulu. L'Alfresco Digital Business Platform est une plateforme ouverte, moderne et sécurisée qui gère intelligemment les contenus et les processus pour accélérer le flux des opérations. Elle établit une interaction entre les personnes et les informations, et permet de répondre au mieux aux besoins des entreprises. Plus de 1 300 entités leaders dans leur secteur ont bâti leurs solutions sur Alfresco, leur permettant d'innover, d'être réactives et compétitives. Parmi ses clients, Alfresco compte Danone, GRDF, Airbus, Saint Gobain, CACEIS, AMF ainsi qu'un grand nombre de collectivités & ministères. Fondé en 2005, Alfresco a un siège américain à San Mateo, en Californie, et un siège européen à Maidenhead, au Royaume-Uni.
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